Podatke uporabljamo praktično pri vsaki poslovni odločitvi. Z njimi preverjamo dobavitelje, obravnavamo naročila, pripravljamo poročila in načrtujemo naslednje korake.
Toda kaj se zgodi, ko so podatki nepopolni ali ko različni oddelki za isti kazalnik uporabljajo različne številke?
Posledice se hitro pokažejo v praksi, npr. ko napačen podatek o dobavitelju povzroči težave pri plačilu. Manjkajoči podatki o stranki lahko zadržijo dobavo ali izdajo računa. Če se na sestanku najprej pogajamo o tem, katero poročilo je pravilno, nam zmanjka časa za odločitev, zaradi katere smo se sestali.
Pri upravljanju podatkov zato ne gre samo za baze podatkov in informacijske sisteme. Določiti moramo tudi, kdo je odgovoren za pomembne podatke, kdo jih lahko spremeni in kako preverimo njihovo pravilnost. IT lahko pri tem zagotovi orodja in tehnično podporo, poslovni oddelki in vodstvo pa morajo opredeliti pravila, po katerih podatke uporabljamo.
Z uvajanjem umetne inteligence postanejo ta vprašanja še pomembnejša. Če sistem na podlagi podatkov priporoča ali samodejno sprejema odločitve, moramo razumeti, na katere podatke se opira, kdo skrbi za njihovo kakovost in kdo lahko pojasni rezultat. Napake v podatkih se lahko sicer prenesejo v veliko število odločitev.
Kako začeti?
Ni treba naenkrat urediti vseh podatkov v organizaciji. Smiselno je izbrati konkreten proces, pri katerem nejasni ali napačni podatki že povzročajo težave, določiti odgovornosti in izboljšati način preverjanja. Tako lahko učinek sprememb vidimo pri vsakdanjem delu.
Dobri podatki so podlaga za hitrejše in bolj zanesljive odločitve. Zato je njihovo upravljanje skupna naloga vseh, ki podatke ustvarjamo, spreminjamo in uporabljamo.
Se tudi pri vas pojavljajo različne različice istih podatkov ali ni jasno, kdo je zanje odgovoren?
Pišite nam in skupaj bomo poiskali smiselno izhodišče za ureditev podatkov v vaših poslovnih procesih.
Več o tem, zakaj upravljanje podatkov ni več samo tema za informatike