Zaradi pandemije COVID-19 je večina podjetij hitela z vzpostavitvijo dela na daljavo. Mnoga podjetja so se potrudila za svoje zaposlene in jih opremila z vsemi potrebnimi orodji za produktivno delo na daljavo, med njimi tudi z rešitvijo Microsoft Teams.
Kljub temu je dober delež podjetij stagniral. Zapletene pisarniške procese so nadomestili le z Microsoft Teams, kjer se je po podatkih analitičnega podjetja Gartner izkazalo, da uporabniki niso bili dovolj spretni z rešitvijo, da bi lahko nemoteno delali na daljavo. Po začetnem valu imajo podjetja sedaj priložnost izobraziti svoje zaposlene in vključiti Microsoft Teams v ključne delovne procese.
Microsoft Teams je kritična komponenta, ki je bila zaslužna za uspešen prehod na delo na daljavo. Zaposleni so ostali povezani s komunikacijskimi in organizacijskimi orodji znotraj Teams okolja, kjer so uporabniki našli nekaj pomanjkljivosti, ki so jih ovirale pri izkoristku celotnega potenciala tega digitalnega okolja.
Teams ni le videoaplikacija
Microsoft Teams je več kot le rešitev za klepet in videokonference. Če želi uporabnik osvojiti Teams, se mora najprej prilagoditi na nov način sodelovanja. Teams je mnogo bolj zapletena rešitev, kot si sprva uporabnik zamisli. Poleg svojih glavnih funkcij povezovanja združuje tudi funkcionalnosti več programov paketa Office 365. Ti se stalno razvijajo z novimi funkcionalnostmi, kar za uporabnika predstavlja velik problem, saj se težko odloči, katere aplikacije ustrezajo njihovim nalogam.
Gartner razlaga, da je učenje digitalnega delovnega mesta najučinkovitejše takrat, ko se upošteva zahteve in potrebe določenega delovnega okolja in vsakega posameznika. Ta pristop zahteva naslednje elemente:
- Razumevanje vlog in procesov uporabnikov;
- Preglednost nad načinom uporabe Microsoft Teamsa in ostalih rešitevj:
- Učinkovite in prilagodljive učne vire.
Z razumevanjem edinstvenih vlog in procesov ter vpogledom, kako uporabnik uporablja rešitve osnovo, ki jo potrebujemo za dvig usposobljenosti in produktivnosti dela z Microsoft Teams.
Kako produktivno uporabljati Microsoft Teams?
Za povečanje usposobljenosti in produktivnosti je treba najprej opredeliti, kako izgleda uspešen prehod na Teams okolje in katera področja so šibka točka vaših zaposlenih. Microsoft Teams pomaga uporabnikom na treh področjih:
1) sodelovanje in izmenjava informacij;
2) učinkovita in uspešna srečanja ter
3) zmanjšanje časa za iskanje dokumentov med različnimi aplikacijami.
Uspešna selitev se najprej pokaže v načinu komuniciranja in izmenjavi informacij. Uporabniki svoje pomembne pogovore preselijo iz internih e-poštnih nabiralnikov v skupinske kanale. Tako se izogne odvečnemu brskanju po neurejenih e-poštnih nabiralnikih, kjer se večina podatkov sčasoma izgubi. Dokumenti, ki so se do zdaj shranjevali v skupnih mapah, so zdaj na varnem v Microsoft Teams. Število sestankov se sčasoma zmanjša, saj se raven interakcije poveča, kar pomeni boljšo udeležbo in izmenjavo stališč. Čas srečanj se prav tako zmanjša po zaslugi integriranih avdio in video funkcij, s katerimi organizatorji porabijo manj časa za nastavitev in odpravljanje težav s kakovostjo klicev.
Microsoft Teams dovoljuje odpiranje Office dokumentov, ki jih različni uporabniki lahko hkrati urejajo. S tem se zaposleni izognejo nepotrebnemu brskanju med e-poštnimi nabiralniki ali Windows datotekami. Skupinski kanali delujejo kot komunikacijska središča, kjer poteka sodelovanje in izmenjava datotek.
Opazujte zaposlene in jih pravilno usmerjajte
Ocenite raven uporabe rešitve Microsoft Teams s strani uporabnikov, skupin in oddelkov in jih nato kategorizirajte po njihovi stopnji sodelovanja. Izkušeni uporabniki lahko usmerjajo tiste, ki so se šele začeli spoznavati z novim okoljem. S svojim specializiranim in strokovnim znanjem lahko na praktičnih primerih delijo svoje znanje in tako prispevajo k homogenosti ekipe.
Microsoftov oblak ponuja podjetju veliko potencialnih prednosti, vendar se na poti naleti na ovire, ki jih je treba preskočiti, če se želi izkoristiti cel potencial platforme Microsoft Teams.
Preverite Microsoft Teams okolje z varnostnega vidika
Uporabite rešitev Enterprise Reporter, ki je namenjena pregledu Microsoftovega okolja z vidika varnosti in pridobite poročilo o skladnosti.
Želite več informacij o Enterprise Reporter?
Sporočite svojo željo na info@adm-adria.eu ali telefon 059 251 955 in z veseljem vam bomo pomagali in svetovali.
V podjetju ADM-Adria smo Platinum+ partner proizvajalca rešitev Quest.
